Mitteilungspflicht für TSE-Kassen seit dem 01. Januar 2025 - Auch für juristische Personen des öffentlichen Rechts
Durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 wurde die Regelung des § 146a AO neu geschaffen. Hiernach müssen elektronische Aufzeichnungssysteme seit dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die verbindliche Meldung der Kassensysteme muss spätestens bis zum 31. Juli 2025 bei der Finanzverwaltung erfolgen, um Bußgeldern oder gegebenenfalls einer intensiveren Prüfung durch die Finanzverwaltung zu entgehen. Soweit juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR, z. B. Gebietskörperschaften) im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art (BgA) im Sinne des § 4 KStG und/oder als Unternehmer im Sinne des § 2 UStG steuerlich aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, gelten für diese ebenfalls die Ordnungsvorschriften des § 146a AO. Auch Kommunen und andere jPdöR sollten daher die Meldung bis zum 31. Juli 2025 vornehmen.
Zielsetzung des § 146a AO
Die Verpflichtung zur Meldung von elektronischen Kassensystemen geht auf § 146a Abs. 4 AO zurück. Diese Regelung verfolgt das Ziel, steuerlich relevante Transaktionen vor Manipulationen zu schützen und eine fehlerfreie Erfassung zu gewährleisten. Während es früher möglich war, Kassendaten nachträglich zu bearbeiten oder löschen, soll durch die Einführung elektronischer Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sichergestellt werden, dass alle Transaktionen unveränderbar erfasst und lückenlos dokumentiert werden.Welche Systeme sind durch eine TSE zu schützen?
Betroffen sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, mit deren Hilfe aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge erfasst werden. Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten bspw. Fahrscheinautomaten und Fahrschein-drucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte.Was muss die Meldung nach § 146 a Abs. 4 AO enthalten und welche Fristen gelten?
Die Meldung muss folgende Daten enthalten:- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (Kasse)
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystem
Wenn eine TSE-Kasse vor dem 01. Juli 2025 angeschafft worden ist, muss die Mitteilung bis zum 31. Juli 2025 erstattet werden. Ab dem 01. Juli 2025 angeschaffte TSE-Kassen sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung mitzuteilen. Für eine Außerbetriebnahme nach dem 01. Juli 2025 gilt das Gleiche. Vorher außer Betrieb genommene Kassen sind nur mitzuteilen, wenn die Anschaffung ebenfalls vor dem 01. Juli 2025 gemeldet wurde.
Eine Übermittlungsmöglichkeit besteht seit dem 01. Januar 2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle, wobei die Meldungen nach § 146a Abs. 4 AO getrennt für jede einzelne Betriebsstätte abzugeben sind.
Meldepflicht auch für juristische Personen des öffentlichen Rechts
JPdöR unterliegen grundsätzlich den Vorgaben des § 145a AO, soweit sie im Rahmen ihrer BgA gemäß § 4 KStG und/oder als Unternehmerin im Sinne des § 2 UStG steuerlich aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst. Dies können etwa Bäderbetriebe, Veranstaltungsbetriebe oder Museen und Bildungseinrichtungen sein.Beachtlich ist allerdings, dass bei Gebühren-Kassen, die ausschließlich im hoheitlichen Bereich eingesetzt werden, eine Pflicht zum Einsatz einer TSE nicht besteht, soweit das System nicht zur Abwicklung steuerlich aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle verwendet wird. Es kommt daher in jedem Fall darauf an, ob eine Kasse für die Erfassung steuerlich relevanter Geschäftsvorfälle genutzt wird oder nicht.
Es empfiehlt sich daher für jPdöR eine regelmäßige und zentrale Erfassung der Kassendaten in Form eines internen Meldewesens einzurichten, um Sanktionen zu vermeiden und Fristen einhalten zu können.