Elektronische Datenübermittlung von Beiträgen zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 01.01.2026 | BMF-Schreiben vom 03.06.2025
Ab dem 01.01.2026 wird das bisherige Papierbescheinigungsverfahren zur steuerlichen Behandlung der Beiträge für eine private Krankenversicherung und Pflege-Pflichtversicherung durch einen elektronischen Datenaustausch zwischen dem Versicherungsunternehmen, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern ersetzt. Ziel ist die Reduzierung bürokratischer Hürden und eine effizientere Handhabung im Lohnsteuerabzugsverfahren.
Eine Einwilligung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers zur Datenübermittlung ist nicht erforderlich, da § 39 Abs. 4a EStG auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung als datenschutzrechtliche Ermächtigungsverordnung ausgestaltet ist. Will die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer allerdings verhindern, dass der Arbeitgeber aus der Höhe des Krankenversicherungsbeitrags Rückschlüsse auf seinen Gesundheitszustand ziehen kann, steht ihm ein Widerspruchsrecht zu. Weitere Einschränkungsmöglichkeiten bestehen u.a. hinsichtlich der Übermittlung der Beitragsarten, des Besteuerungszeitraums und einzelner Vertragsbestandteile. Ausgeschlossene Daten werden bei der Bildung der ELStAM nicht berücksichtigt. Ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigungen des Versicherungsunternehmens dürfen dann auch nicht im Rahmen des Lohnsteuerermäßigungsverfahrens berücksichtigt werden. Die Ansprüche der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers auf lohnsteuerfreie Zuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (§ 257 SGB V, § 61 SGB XI) bleiben vom Widerspruch bzw. von Einschränkungen der Übermittlungsdaten unberührt. Der Arbeitgeber muss die Zuschusshöhe dann wie bisher nach Vorlage von Bescheinigungen des Versicherungsunternehmens ermitteln. Die Aufklärung über die Rechte und Pflichten hinsichtlich der Datenübermittlung sowie über die Höhe der für die Besteuerung relevanten übermittelten Daten obliegt dem Versicherungsunternehmen.
Beitragsrückerstattungen dürfen vom Versicherungsunternehmen bei der Datenübermittlung nicht abgezogen werden. Ist in solchen Fällen Lohnsteuer in zu geringer Höhe erhoben worden, erfolgt die Korrektur durch eine gesetzliche Pflichtveranlagung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers.
Korrekturen oder Stornierungen von Beiträgen, die dem Arbeitgeber über ELStAM bereitgestellt werden, sind von diesem pflichtgemäß zu prüfen und die zu niedrig abgeführte Lohnsteuer gegebenenfalls gemäß § 41c Abs. 1 Satz 2 EStG zu korrigieren.
Fazit und Handlungsempfehlung
Die Einführung des elektronischen Datenaustauschs über Beiträge zur privaten Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung soll einen bedeutenden Schritt zur Effizienzsteigerung und zur Minimierung bürokratischer Hürden im Lohnsteuerabzugsverfahren darstellen. Aufgrund der damit verbundenen technischen Vorgaben müssen sich Versicherungsunternehmen auf einen enormen Umsetzungsaufwand und Arbeitgeber auf zusätzliche Kosten für die Implementierung von Prüfmechanismen und manueller Korrekturen bereits abgeführter Lohnsteuern einstellen.
Versicherungsunternehmen empfiehlt sich deshalb die umgehende Projektierung und Einsicht in das Kommunikationshandbuch des BZSt (www.bzst.de „Unternehmen – ELStAM – Weiterführende Informationen – Downloads“) zum Entwurf, Implementierung und Befüllung der Datensätze, da die erste Datenbereitstellung bereits zum 20.11.2025 erfolgen muss.
Arbeitgebende Unternehmen sollten die von der Finanzverwaltung für den Abruf der ELStAM zur Verfügung gestellten Datensatzbeschreibungen auf www.elster.de frühzeitig einsehen und Testläufe durchführen. Es ist unseres Erachtens in diesem Zusammenhang sinnvoll, die Möglichkeit der zweijährigen Übergangsfrist zu nutzen, um Erfahrungen in dieser Thematik zu beobachten.
